PODSTAWA PRAWNA:

Stosownie do art. 51a. ust.1 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2002 r. Nr 171, poz. 1396, z późn. zm.) działalność gospodarcza w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców o czasowym okresie przechowywania, jest działalnością regulowaną w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (Dz. U. Nr 173, poz. 1807, z późn. zm.) i wymaga uzyskania wpisu do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych, prowadzonego przez marszałka właściwego ze względu na miejsce wykonywania działalności.


WYMAGANE DOKUMENTY:

  •  Pisemny wniosek przedsiębiorcy zawierający następujące dane:
1. firmę przedsiębiorcy oraz jego siedzibę i adres albo adres zamieszkania;
2. numer w rejestrze przedsiębiorców;
3. numer identyfikacji podatkowej (NIP), o ile przedsiębiorca taki numer posiada;
4. imiona i nazwiska osób uprawnionych do reprezentowania przedsiębiorcy;
5. określenie zakresu działalności, która ma być objęta wpisem;
6. określenie miejsca lub miejsc, w których będzie wykonywana działalność
objęta wpisem i daty jej rozpoczęcia;
7. oświadczenie, że przedsiębiorca w dniu złożenia wniosku:
a) nie ma zaległości podatkowych,
b) nie ma zaległości w zakresie zobowiązań wobec Zakładu Ubezpieczeń Społecznych,
c) nie figuruje w rejestrze dłużników niewypłacalnych Krajowego Rejestru Sądowego.
Do wniosku należy dołączyć również aktualny odpis z KRS-u.

 • Oświadczenie o treści:
"Oświadczam, że:
1. dane zawarte we wniosku o wpis do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych są kompletne i zgodne z prawdą;
2. znane mi są i spełniam warunki wykonywania działalności gospodarczej w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców o czasowym okresie przechowywania, określone w rozdziale 4a ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach".

Oświadczenie takie winno również zawierać:
1. firmę przedsiębiorcy oraz jego siedzibę i adres albo adres zamieszkania;
2. oznaczenie miejsca i datę złożenia oświadczenia;
3. podpis osoby uprawnionej do reprezentowania przedsiębiorcy, ze wskazaniem imienia i nazwiska oraz pełnionej funkcji.



OPŁATY:
Stosownie do ustawy z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej (Dz. U. Nr 225, poz. 1635) obowiązek zapłaty opłaty skarbowej powstaje z chwilą złożenia wniosku o dokonanie czynności urzędowej. Wysokość opłaty skarbowej wynosi 616 zł.
Wpłat opłaty skarbowej należy dokonywać gotówką w kasie Urzędu Miasta w Zielonej Górze, ul. Podgórna 22 lub przelewem na rachunek bankowy Urzędu Miasta Nr: 37 1020 5402 0000 0102 0027 9190 w dowodzie wpłaty podając: "opłata skarbowa za wpis do Rejestru Przechowawców Akt Osobowych i Płacowych".

MIEJSCE ZŁOŻENIA DOKUMENTÓW:
Urząd Marszałkowski Województwa Lubuskiego
Departament Organizacyjno-Prawny
Kancelaria Ogólna
ul. Podgórna 7, 65-057 Zielona Góra
parter, pok. 59 (przy wejściu głównym)


KONTROLE:

1. Kontrolę działalności w zakresie objętym wpisem do rejestru przeprowadza Marszałek Województwa.
2. Pierwszą kontrolę przedsiębiorcy wpisanego do rejestru przeprowadza się nie później niż przed upływem roku od dnia dokonania wpisu do rejestru.


UWAGI:

1. Przedsiębiorcy wpisanemu do rejestru jest wydawane zaświadczenie o wpisie zawierające:
a) firmę przedsiębiorcy oraz jego siedzibę i adres;
b) zakres działalności gospodarczej objętej wpisem;
c) miejsce wykonywania działalności gospodarczej objętej wpisem;
d) datę rozpoczęcia działalności gospodarczej.

2. Działalność, o której mowa w ust. 1 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, może być wykonywana tylko przez przedsiębiorcę będącego osobą prawną lub jednostką organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej.
3. Warunkami wykonywania działalności, w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców o czasowym okresie przechowywania, są w szczególności:
a) posiadanie przez przedsiębiorcę bazy organizacyjno-technicznej zapewniającej warunki przechowywania dokumentacji określone w art. 51n ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach oraz właściwe warunki jej udostępniania,
b) posiadanie przez przedsiębiorcę regulaminu usług, które będą świadczone w ramach działalności objętej wpisem,
c) zatrudnianie przez przedsiębiorcę do wykonywania czynności związanych z obsługą dokumentacji osoby posiadającej specjalistyczne wykształcenie i praktykę zawodową,
d) w skład zarządu przedsiębiorcy nie mogą wchodzić osoby, które były karane za przestępstwa przeciwko wiarygodności dokumentów lub mieniu.

4. Uprawnienia wynikające z wpisu do rejestru:
1) są niezbywalne;
2) spółki przejmowanej albo którejkolwiek ze spółek łączących się przez zawiązanie nowej spółki, a także spółki podlegającej podziałowi, nie przechodzą na spółkę przejmującą lub nowo zawiązaną;
3) spółdzielni pracy podlegającej podziałowi lub połączeniu z inną spółdzielnią, nie przechodzą na spółdzielnie powstałe w wyniku podziału lub połączenia.



DODATKOWE INFORMACJE:
Dodatkowych informacji w zakresie wpisu do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych udziela Pani Elżbieta Liczner - pracownik Wydziału Organizacji i Nadzoru w Departamencie Organizacyjno-Prawnym, tel. 68/ 45 65 340, pokój 398 (przy wejściu głównym).